باید توجه داشت که قبل از هر اقدامی، ابزار دورکاری مورد نیاز تامین شود تا بستر این روش کاری فراهم باشد. استفاده از دورکاری و مزیت ها و معایب آن را در مقاله ای با این عنوان شرح دادیم. دورکاری یک شغل نیست، بلکه یک روش سازماندهی کار است که حول پردازش اطلاعات ساخته می شود. گسترش ویروس کرونا باعث تمایل کسب و کارها به دورکاری برای بالابردن راندمان کاری و حفظ سلامت کارکنان شده است.  هر چند علت روی آوردن به این روش با یک بیماری شروع شده است اما موقعیت مناسبی است تا با مزیت های دورکاری بشتر آشنا شوند و در آینده از آن استفاده بیشتری کنند.

با هر بودجه ای لپ تاپ بگیر مشاهده محصولات

نتایج تحقیقات در مورد دورکاری

برای روشن شدن تاثیرات مثبت دورکاری به نتیجه تحقیقات موسسه Fedscoop یکی از مراجع رسمی اخبار حوزه IT در دولت فدرال آمریکا محسوب می‌شود مراجعه کنیم. در گزارش TELEWORK2010 که مورد تایید شرکتهای Intel , Cisco نیز می باشد ، نتایج بررسی و مقایسه وضعیت دورکاری بین کارکنان دولتی و کارکنان بخش خصوصی حوزه مرتبط با IT را در دولت فدرال آمریکا بطور خلاصه بیان نموده است. بر اساس این گزارش، میزان رضایت از دورکاری در بخش دولتی 91 درصد و در بخش خصوصی 95 درصد بوده است.

این گزارش می‌افزاید، زمان حضور افراد دور کار در خانواده پس از دورکاری 46 درصد افزایش داشته و کاهش 71 درصدی آلودگی هوا، 69 درصدی افزایش بهره‌وری، 76 درصدی افزایش کیفیت زندگی، 70 درصدی ذخیره پول و 84 در صدی صرفه جویی در وقت نیز از دیگر تغییرات محقق شده در میان افراد دور کار پس از دورکاری محسوب می‌شود. در همین حال، دکتر تهمینه ناطق یکی از طراحان Telework در کشور، از پروژه دورکاری شرکت IT and T به عنوان موفق‌ترین شرکت دورکاری در دنیا یاد می‌کند و می‌گوید: دورکاری در این شرکت، در زمان توفان کاترینا صورت گرفت.

در این شرکت به شکل دوره ای دورکاری انجام شد و چندین بار نیروها براساس ارزیابی عملکرد، به سازمان فراخوانده شدند تا اصلاحات لازم در روند بهبود انجام کار براساس منطقی علمی صورت بگیرد تا مشخص شود که چه نوع کارهایی را می توان از طریق دورکاری انجام داد. همانطور که ملاحظه می کنید یکی از دلایل شکل گیری این روش بحران هایی است که در کشورهای مختلف پدید آمده است. کنترل نتایج این روش توسط مدیریت کسب و کارها به بالا رفتن بهره وری کمک میکند.

برای کنترل و انجام، ابزار دورکاری مختلفی مورد نیاز است تا روابط بین کارکنان برقرار باشد و اسناد یا فایل ها به راحتی مبادله شود. به همین منظور نرم افزارهای مختلفی در دسترس هستند که به صورت رایگان و یا نسخه پرمیوم در اختیار کاربران قرار می گیرند.

انواع ابزار دورکاری

VOIP ابزاری مناسب برای دورکاری

VOIP فناوری انتقال صدا و اطلاعات از طریق اینترنت به واسطه IP است. این فناوری در واقع فناوری مورد استفاده در  اپلیکیشن شبکه های اجتماعی است که قابلیت ارتباط صوتی و تصویری را در آنها ممکن کرده است. VoIP به شرکت ها این امکان را میدهد تا با بیش از صدها کاربر خارج از ساختمان اصلی ارتباط برقرار کنند. ویپ از ابزار دورکاری مناسب و نسبتا کم هزینه ای است.

بخش های تشکیل دهنده VOIP

1. سرور VOIP که مکالمات تلفنی را برقرار و کنترل میکند.
2. تلفن مخصوص VOIP که به شبکه متصل میشود.
3. درگاه VOIP که برای اتصال به شبکه تلفن شهری استفاده می شود.
4. ATA که برای اتصال خط تلفن آنالوگ سنتی به VOIP استفاده میشود.
5. گاهی از نرم افزارهای مانیتورینگ دیوارهای امنیتی و فیلتر شکن استفاده میشود.
6. شبکه محلی که تمام بخش های VOIP را به هم متصل میکند.

امکانات و مزایای VOIP

• • VOIP کیفیت بالا و کم نظیر Full HD فراهم میکند.
  • VOIP ایجاد شماره داخلی بدون محدودیت امکان پذیر میکند.
  • VOIP خطوط شما اشغال نخواهند کرد.
  • VOIP امکان پاسخگویی در تبلت و تلفن همراه را پدید می آورد.
  • VOIP ایجاد تهیه گزارش ریز مکالمات کاربران امکان پذیر میکند.
  • VOIP قابلیت ضبط مکالمات ورودی و خروجی را دارد.
  • VOIP قابلیت مدیریت دریافت و ارسال فکس را دارد.
  • VOIP کاهش هزینه های ارتباط را امکان پذیر میکند.
  • VOIP امکان برقراری تماس صوتی و تصویری چند کاربر را همزمان و به صورت کنفرانس فراهم میکند.

نرم افزار های مکالمه تصویری

برای مکالمه تصویری و ویدیو کنفرانس اپلیکیشن های بیشماری وجود دارد. در کشور ما شناخته شده ترین آنها واتساپ و اسکایپ هستند. این دو اپ به صورت رایگان این امکان را در اختیار کاربران خود قرار می دهند. اسکایپ از لحاظ امکانات تماس گروهی قابلیت‌های بیشتری دراختیار کاربران قرار می‌دهد و مجزا بودن سرویس کامپیوتر و موبایل آن نیز مزیتی بهتر از واتساپ محسوب می‌شود. قابلیت برقراری تماس‌های کنفرانسی تا ۵۰ نفر، مزیت اصلی اسکایپ درمقایسه‌ با واتساپ است که تماس ویدئویی را به چهار کاربر محدود می‌کند. به‌علاوه، اسکایپ امکاناتی همچون اشتراک کامپیوتر را نیز دراختیار کاربران قرار می‌دهد که در هماهنگی‌های کاری بسیار کاربردی محسوب می‌شود. در ادامه چند اپ دیگر را معرفی می کنیم که امکان مکالمه تصویری بیشتر از دو نفر ، ویدئو کنفرانس و اجرای وبینار را برای کاربران فراهم می کنند.

نرم افزار ها و برنامه های دیگری که می توان برای این کار معرفی کرد :

1. Google dou
2. microsaft team
3. asana
4. any do
5. slack
6. zoom meeting
7. Bluejeans
8. Lifesize
9. cyberlink u meeting
10. Google Hangout meet

برخی از نرم افزارها بالا پولی هستند و یا برخی امکاناتشان در نسخه رایگان وجود ندارد. در نهایت نیاز کسب و کارها تعیین کنننده انتخاب نرم افزار است. یکی دیگر از ابزارهای قدرتمند ارتباط کارکنان با یکدیگر Trello  است که کاربری ساده ای دارد و از سوی بسیاری از کاربران پیشنهاد شده است.

ابزار اشتراک گذاری و ذخیره سازی مناسب برای دورکاری

گزینه دیگری که به عنوان ابزار دورکاری مورد نیاز است، نرم افزارهای ذخیره سازی و اشتراک گذاری فایل هاست. کسب و کارها با توجه به حجم مورد نیازشان ، به فضای ابری نیاز دارند تا کارکنانشان به اطلاعات دسترسی داشته باشند و . برای این کار شرکت ها مختلفی وجود دارند که متناسب با حجم مصرفی، هزینه هایی را دریافت می کنند. این هزینه ها به صورت ماهانه محاسبه می شود. فضای ابری یک هارد مجازی بسیار حجیم بر روی اینترنت است که شما با استفاده از اپ‌های در اختیار می‌توانید فایل‌ها و اطلاعات خود را به آسانی در آن ذخیره کنید، یا بخواهید به صورت خودکار از اطلاعات گوشی یا کامپیوتر شما نسخه پشتیبان تهیه شود.

در سطح جهان شرکت هایی هستند که با حجم محدود و به صورت رایگان فضای ابری در اختیار کاربران قرار می دهند. از جمله آنها می توان به Dropbox با 2 گیگابایت، Google drive با 15 گیگابایت، One drive با 5 گیگابایت اشاره کرد. این شرکت ها در صورت تمایل شما، فضای بیشتری در اختیارتان می گذارند که در ازای آن می بایست هزینه ای را با استفاده از کارتهای بانکی بین المللی پرداخت کنید.

در ایران نیز شرکت هایی هستند که فضای ابری را در اختیار شما قرار می دهند و نسبت به شرکت هایی مثل گوگل و مایکروسافت، هزینه کمتری می گیرند. از جمله شرکت های داخلی می توان به ابرینو و باکسارا اشاره کرد.

شرکت آرالپ جهت تامین لپ تاپ و کامپیوتر اقتصادی به صورت تک و عمده ، آماده همکاری با تمام شرکت ها، ادارات و مصرف‌کنندگان صنایع الکترونیک و کامپیوتر است.